En plena era digital en la que estamos inmersos, donde a todos nos es ya de sobra conocido el 2.0 y 3.0, aún hay empresas siguen archivando papeles y más papeles en sus oficinas. Muchos negocios son reacios a dar el salto, o todavía desconocen los beneficios que tiene la digitalización de documentos.
En Mobel Trans, somos expertos en mudanzas en Madrid y en el resto de España. Y como especialistas en todo tipo de traslados, también disponemos de un área de negocio enfocado a la custodia de documentos y digitalización de archivos, porque apostamos por la modernización de nuestros servicios y las ventajas en la gestión que supone para las empresas.
¿Y cómo se digitaliza un documento? Básicamente es pasar una hoja, un libro, una fotografía… de su formato físico al formato digital, para que sea accesible a través de un ordenador, una tablet o un móvil, entre otros dispositivos.
A esta labor hay que añadir un trabajo posterior basado en la planificación, control y seguridad de todo el ciclo que supone la gestión documental.
La importancia de la digitalización de archivos hoy en día
La digitalización documental es actualmente una solución factible y eficaz para aquellas empresas que tienen mucho uso de archivos físicos, como pueden ser notarías, administraciones públicas, despachos de abogados, etc.
Uno de los beneficios más importantes que implica digitalizar los documentos es el ahorro de espacio de almacenamiento y de materiales para guardar estos archivos, ya sean carpetas, estanterías, muebles….
También hay que destacar el ahorro de tiempo en la gestión de los archivos, y también, la facilidad de poder acceder con un solo click a la información deseada desde cualquier lugar. En definitiva el tiempo es dinero, y la inversión que se hace en digitalizar los documentos los recuperas en la realización de otras tareas.
Otro de los puntos trascendentales, y que preocupa mucho a todas las organizaciones, es la seguridad de la información. Con la digitalización de archivos evitas su pérdida ya que pueden estar todos almacenados en “la nube”.
Más ventajas de la digitalización de documentos
- Disminuye la contaminación ambiental que produce el papel.
- Evita desplazamientos al lugar donde están guardados los documentos y ahorra tiempo, ya que puedes acceder desde tu dispositivo, de escritorio o móvil.
- Aporta seguridad en la gestión de la información porque permite usar contraseñas o sistemas de gestión de usuarios para que sólo accedan las personas autorizadas.
- No se pierde nitidez en los documentos ni los daña con el paso del tiempo.
- Garantiza la conservación del archivo y preserva su memoria física.
- Permite el retoque o la mejora de los documentos estropeados, e incluso la conversión a varios formatos.
- Los archivos pueden consultarlos varias personas a la vez desde varios dispositivos diferentes.
- Facilita la difusión online de los archivos de forma inmediata ya que pueden enviarse rápidamente por correo electrónico.
- Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el deterioro de los originales.
¿Trabajas en una empresa que mueve gran cantidad de documentos diariamente y necesitas otra forma de almacenaje?
O por otro lado, ¿Ya has decidido dar el paso al mundo digital y aprovechar todos los beneficios que supone la digitalización de documentos?
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